E-Rechnung: Was Betriebe unbedingt wissen sollten

Der Empfang von sogenannten strukturierten E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Für die meisten Werkstätten im Kfz-Unfallschadenmarkt scheint dies auch in der Praxis problemlos umsetzbar zu sein, wie Unternehmensberaterin Marina Markanian aus ihrer Erfahrung berichtet: „Für die meisten K&L-Betriebe stellen der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen keinerlei Herausforderungen dar.“ Sie räumt jedoch ein, dass sie und ihr Team von der bpr Mittelstandsberatung in Dortmund viele Fragen im Nachhinein erreichen: „Vor allem hinsichtlich der Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen von E-Rechnungen werden wir immer wieder angesprochen“, berichtet sie. Und erklärt: „Diese beläuft sich seit der Änderung durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich auf acht Jahre. Andere steuerrelevante Unterlagen, wie etwa Handelsbücher, Jahresabschlüsse oder Lageberichte, unterliegen weiterhin der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Daher empfehlen wir zunächst weiter eine zehnjährige Aufbewahrung, um Unsicherheiten bei Betriebsprüfungen zu vermeiden und die Einheitlichkeit der Archivierung im Unternehmen zu gewährleisten. Wichtig dabei ist: Geht eine Rechnung elektronisch ein, muss sie auch in dieser Form digital, vollständig und unverändert archiviert werden. Ein Ausdruck alleine reicht nicht aus.“ ## Im gesicherten Mai-Postfach zehn Jahre aufbewahren Stephan Helbig, Geschäftsführer der PlanSo GmbH aus Düsseldorf, empfiehlt an dieser Stelle: „Die E-Rechnungen sollten am besten in einem eigens dafür eingerichteten E-Mail-Konto gespeichert werden. Wichtig ist, dass dieses Konto die 10-jährige Archivierung erlaubt. Bei Microsoft365, z.b. ist die Standardarchivierungsdauer auf nur 7 Jahre voreingestellt. Dies muss entsprechend einmalig umgestellt werden. Ist dies geschehen, steht der Aufbewahrung nichts mehr im Wege.“ Laut dem PlanSo-Geschäftsführer haben die Werkstätten, die mit dem PlanSo-Betriebssystem zusammenarbeiten, bisher gute Erfahrungen mit der technischen Umsetzung der E-Rechnung gemacht. „Im Vorfeld waren es vor allem die gesetzlichen Bestimmungen der Bundesregierung, die uns bei der Umsetzung vor Herausforderungen gestellt haben“, berichtet er. Gemeinsam mit Betrieben habe PlanSo sich bereits zwei Jahren mit dem Thema beschäftigt, um die E-Rechnungsfunktion im Faktura-Modul von PlanSo zu entwickeln und implementieren. Dieser Prozess sei pünktlich zum Jahresbeginn abgeschlossen gewesen. ## „Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung“ Bisher ist laut Bundesregierung nur der Empfang der E-Rechnung für Unternehmen verpflichtend, nicht aber die Ausstellung und der Versand. Dies wird erst zum 1. Januar 2027 Pflicht. Dennoch rät Stephan Helbig: „K&L-Betriebe sollten bereits jetzt darauf achten, dass ihr Dealer Management System in der Lage ist, E-Rechnungen automatisch zu erstellen und im Hintergrund zu verarbeiten.“ Sowohl Stephan Helbig als auch Marina Markanian weisen noch einmal darauf hin, dass eine herkömmliche PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist. „Nur, wenn ein strukturierter Datensatz im Hintergrund hinterlegt ist, handelt es sich um eine echte E-Rechnung“, erklärt Stephan Helbig. Sein Tipp: „Im PlanSo-Betriebssystem kann sich der Anwender per Icon anzeigen lassen, ob er wirklich eine elektronische Rechnung vor sich hat.“ ## Digitalisierungsboost für Betriebe“ Marina Markanian betont, dass Betriebe die E-Rechnung durchaus als Effizienzbringer nutzen sollten: „Die Prozesse verschlanken sich dadurch. Eine Rechnung muss nicht erst umständlich eingescannt oder eingetippt werden. So lassen sich auch Tippfehler vermeiden.“ Pro E-Rechnung lasse sich dadurch rund 11 Euro an Aufwand einsparen, fügt die Unternehmensberaterin hinzu. „Die Verwendung von elektronischen Rechnungen kann für K&L-Betriebe somit ein richtiger Digitalisierungsbooster sein, wenn sowohl die vor- als auch nachgelagerten Prozesse dahingehend optimiert werden“, erklärt sie abschließend.

GDV-Studie Ersatzteilpreise: „Kofferraumklappen doppelt so teuer wie vor zehn Jahren“

Die Preise für Fahrzeugersatzteile steigen weiter rapide an. Laut dem Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) erhöhten sich die Kosten für Scheinwerfer, Rückleuchten und Co. zum Vorjahr um durchschnittlich 6,2 Prozent. Noch krasser werden die Unterschiede jedoch im Zehn-Jahres-Vergleich.

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